Papiri ~ kako raščistiti i organizirati dokumente

Kad je riječ o papirima, čini se da završavaju posvuda u našoj kući i uredu. Imati novi mentalitet o njima - potpuno ih odbaciti - vrlo je korisno. Kada imate ovo novo pravilo, zadržat ćete samo ono što je važno, što je u današnjem digitalnom svijetu prilično ograničena količina. Ne samo to, već je to i ekološki prihvatljivija odluka.

Koraci kako raščistiti i organizirati svoje papire

Korak 1. Pripremite prostor i kutije za raščišćavanje

Korak 2. Skupite sve papire na hrpu

Korak 3. Provjerite koji izazivaju radost

Korak 4. Kako spremiti i organizirati papire na KonMari način

Korak 1. Pripremite prostor i kutije za raščišćavanje

Odaberite prostor gdje ćete moći skupiti sve svoje papire na jednom mjestu. U ovom slučaju smatram da ih je najlakše slagati na blagovaonski stol po kategorijama, ali pod ili krevet u spavaćoj sobi poslužit će svrsi. U ovoj kategoriji, za odbacivanje pripremite samo jednu kutiju.

Korak 2. Skupite sve papire na hrpu

Važno je prikupiti sve papire svog kućanstva. Od rodnih listova i diploma do sitnih samoljepivih papirića.

Kada radite hrpu od papira, razvrstajte papire u tri velike potkategorizirane hrpe:

Papiri koje trenutno koristite ili čekaju na akciju ~ ovo su papiri za koje je potrebno djelovanje u sljedećih nekoliko dana ili tjedana, kao što su računi, obrasci, pisma, bilješke itd. Bez obzira na to koliko su neki od papira zastarjeli, samo trebamo kategorizirati hrpe u ovoj fazi prije nego što izvršite provjeru zadovoljstva i odbacite ih u sljedećem koraku.

2. Papiri koje često koristite ~ ugovori, recepti, upute, tekući projekti itd.

Papiri koje rijetko koristite ~ izvod iz matične knjige rođenih, umrlih, oporuke, vjenčanja, razvoda, jamstva, čestitke itd.

Korak 3. Provjerite koji izazivaju radost

1. Osnovno pravilo: odbacite sve ~ što znači da bi trebali odabrati što ćete od njih zadržati, s tim da ćete sve ostalo baciti. Pristupamo papirima kao da je odluka da ih sve uklonimo već donesena, ali želimo provjeriti postoje li neki vrijedni zadržavanja. Koristeći ovaj suprotni pristup, dobit ćemo samo onoliko papira koji su nam potrebni.

2. Započnite s kategorijom papira koje trenutno koristite, ili sa priručnicima kao potkategorijom ili s post-it bilješkama koje vam više nisu potrebne.

3. Priručnici ~ bacite priručnike, možete ih nabaviti na internetu ili kontaktirati proizvođača. Ako ste osoba koja se uvelike oslanja na njihov priručnik, ostavite ga, ali otkinite dijelove priručnika koji nisu na vašem jeziku.

4. Izvode kreditnih kartica i isplatne listove bi trebalo zamijeniti elektroničkim verzijama.

5. Materijali za seminare i tečajeve

Znanje se dobiva tijekom samog seminara od odličnog profesora i grupe studenata. Da bismo proglasili seminar uspješnim, moramo znati primijeniti ono što smo naučili u praksi. Imati toliko materijala djeluje kao sigurnosna mreža, sprječavajući nas da ono što znamo primijenimo u praksi. Ja osobno imam jedan dokument na svom uređaju s točkama za detalje koje trebam i za koje znam da ih se ne mogu sjetiti (iako je to često lako dostupno na internetu). Služi mi kao zgodan recept koji imam blizu kad mi zatreba. Sve ostalo se poklanja ili baca.

6. Čestitke

Nakon što završite s čitanjem, njihova primarna svrha izražavanja pozdrava je ispunjena. Čuvajte samo one koji izazivaju radost. Organizirajte ih sa sentimentalnim predmetima ako ih ima previše.

7. Jamstva

Držite ih u jednoj, dobro organiziranoj datoteci; nemojte ih dijeliti po kategorijama jer će to samo dovesti do gomilanja. Koriste se samo jednom godišnje, tako da nema potrebe gubiti prostor na mnoge fascikle, a možete provjeriti koja su istekla kada tražite ona koja su vam potrebna. Čuvajte račun i jamstvo zajedno.

8. Evo nekoliko pitanja koja će vas voditi kroz ovaj postupak provjere radosti ako vam je izbor težak:

a) Kada vam ovo treba?

b) Koliko dugo ga imate?

c) Koliko često se vratite i pogledate ga?

d) Možete li pronaći isti sadržaj na internetu?

e) Jeste li ga već spremili na svoje računalo?

f) Koliki bi bio problem da ga ne posjedujete?

g) Izaziva li doista radost?

9. Spalite ili izrežite dokument ako ga se bojite baciti zbog informacija koje sadrži. Iako nije najbolji izbor za okoliš, spaljivanje papira koji označavaju nešto nama značajno ili neko teško razdoblje u našem životu može biti prilično katarzično. To bi moglo predstavljati ultimativno otpuštanje, pružajući završetak i inspiraciju za novi početak.

10. Zahvalite se papirima koje ste pustili ~ ovo je posljednji i važan aspekt provjere radosti. Oni su nevjerojatno koristan alat koji vam je pomogao kada ste ih trebali. Ako nemate priliku reći "hvala" svakom papiru prije nego što ga bacite, umjesto toga snažno zagrlite cijelu kutiju.

Korak 4. Kako spremiti i organizirati papire

Iste tri kategorije pomoći će vam u organiziranju zadržanih papira:

1. Trenutni papiri

Papiri koji zahtijevaju trenutnu pozornost odnosno skorošnju akciju, obično u sljedeća dva tjedna, kao što su računi, obrasci, pisma itd.

Držite ih uspravno u držaču za papire i pregledajte ih jednom tjedno. Idealno je za ovaj zadatak izdvojiti određeni dan, možda nedjeljno jutro uz šalicu omiljenog napitka. Kada završite, ili ćete ih baciti ili smjestiti u jednu od sljedećih kategorija.

Ako je u kući cijela obitelj, imajte samo jednu kutiju za treutne papire po osobi. Držite kutiju na ulazu, tako da svaki papir koji unesete u kuću bude tamo stopiran te će se lako pronaći. Ako to nije opcija, kuhinja, neka druga soba ili ormar dobro će poslužiti. Jedina stvar koja je važna je da se svaki novi komad papira stavi izravno u ovu kutiju dok ne budete spremni sjesti i pregledati ih.

2. Često korišteni papiri

Papiri koje često koristite, kao što su ugovori, recepti, upute, trenutni projekti, itd. Čuvajte ih u mapama, harmonici za dokumente ili knjizi s prozirnim plastičnim džepovima, odvojene po temama.

Isječci iz novina

Za sve što izaziva radost, stavite u knjigu s prozirnim plastičnim džepovima ili napravite svoju osobnu knjigu spomenar.

3. Rijetko korišteni papiri

Papiri koji su vam rijetko potrebni, ali su važni, poput izvoda iz matične knjige rođenih, umrlih, oporuka, vjenčanih, razvedenih. Stavite ih u mapu ili harmoniku za dokumente.

Ne zaboravite odabrati mape koje vam zaista izazivaju radost ili imaju posebno značenje. Harmonika za dokumente na slici pripadala je mom pradjedu što moje spremanje papira čini još posebnijim.